佐々木一郎の公開日記（旧サイト）: 書類とコード類の整理には山根式袋ファイル

書類とコード類の整理には山根式袋ファイル

書類の整理には、山根式袋ファイルを使っている。

山根式袋ファイルというのは、下の写真のように、Ａ４（角形2号）封筒に50音順インデックスを書き込めるようにしたもの。収納に便利なように、封筒の上のほうはカットする。

山根一眞さんの『A4革命』（絶版）に、この袋ファイルを作るための定規の型紙が掲載されていたので、コピーして厚紙に貼りカッターで切り抜いて、下の写真のような定規を作った。

この定規の型紙は『整理 (情報の仕事術)』にも掲載されている様子（こちらも絶版だが）。

上のインデックスには内容の頭３文字（カタカナ）、下のインデックスには日付を記入するのだが、佐々木は日付インデックスはあまり使わないので、日付インデックス用の線は引いていない。

郵便物などで届いたＡ４封筒は捨てずに取っておいて、ときどきまとめて袋ファイルにしておく。

使用済みのＡ４封筒では足りないときは、未使用のＡ４封筒から作る。

新しいクライアントから依頼があったら、逐次そのクライアント用の袋ファイルを作って、そのクライアントに関わる紙の資料は、すべてその袋ファイルに入れる。資料が入りきらなくなったら、内容で分類して袋ファイルを増やしていく。

セミナーに出席したときも、そのセミナー用の袋ファイルを作って資料を入れる。

家電を買ったら、それ用の袋ファイルを作って取扱説明書や保証書を入れる。

資料を入れた袋ファイルは、クライアント関係、セミナー資料関係、取扱説明書関係、お金関係、という具合におよその分類で分け、書類棚に50音順に並べる。

こうしておくと、資料探しで時間を取られることがほとんどなくなる。

さらに佐々木は資料だけでなく、デジタルカメラや携帯電話などのUSBケーブルや充電コードなども、この袋ファイルで整理している。

コード類というのはお互いに似ているので、まとめて置いておくとどれがどれだかわからなくなる上に、こんがらがってほどけなくなりがちだ。どこに置いたかもわからなくなりやすい。

袋ファイルで整理すれば、これらの問題も一気に解決される。

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