クライアントインタビュー
≪株式会社カスタマワイズ様インタビュー │ 株式会社ビズアップ様インタビュー≫
小野合同法務事務所
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東京都港区の小野合同法務事務所では、２００９年５月、内容証明作成業務に関わる業務のマニュアル製作を依頼し、同年１０月、完成稿の納品を受けた。ビー・ドキュメントのマニュアル制作サービスを利用した感想を、所長の小野知己氏にうかがった。 |
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もくじ |
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■ 独自のノウハウを持つ行政書士事務所 |
－小野合同法務事務所について教えてください。
小野合同法務事務所は、東京都港区にオフィスを構える行政書士事務所です。
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小野合同法務事務所ホームページ
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インターネット上にホームページを持ち、全国からの依頼に対応しています。
－スタッフは何人ですか。
２００９年９月現在、４名の行政書士が在籍しています。
－小野合同法務事務所には、どのような特色がありますか。
民事トラブル解決への内容証明の活用に、独自のノウハウを持っています。民事トラブルとは、たとえば貸金の返済滞納、交通事故示談、配偶者の不貞、職場でのセクハラ、ペットに関わるトラブルなどです。
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■ マニュアル製作を依頼した理由 |
－なぜマニュアル制作を依頼しようと思ったのですか。
事務所として、提供するサービスのクオリティをより統一していきたいと思ったからです。以前は所属スタッフのやり方にそれぞれ違いがあり、それぞれに優れた点はあったのですが、誰が担当しても必ずこれだけのことはする、という基準を、もっと明確にしておきたいと感じていました。
－マニュアルを自分たちで作ろうとしてみましたか。
ある程度、マニュアル的なものを作ってはいました。ただ、どうしても部分的なポイントを列挙しただけのものになってしまって、全体の流れが見えるマニュアルになっていませんでした。
マニュアルの形式も、メールベースのものであったり、プリントしたものであったり、掲示板に貼ったものであったり、口頭だけの指示であったりと、統一されていませんでした。
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■ ビー・ドキュメントを知った経緯 |
－ビー・ドキュメントをどのようにして知りましたか。
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PDF形式で納品されたマニュアル |
インターネットビジネスに関する研究会のSNSで、代表の佐々木さんのことを知りました。
－依頼するにあたって何か不安だったことはありますか。
うちぐらいの規模の事業で果たしてマニュアルを作る意味があるのかどうか、迷う面はありました。マニュアルがないことで困ってはいましたが、それで業務が止まってしまうというわけではありませんでしたから。
－他に不安はありましたか。
佐々木さんのお人柄については、SNSでの書き込みなどを拝見して信頼していましたから、他には特に不安はなかったです。
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■ マニュアル製作サービスを利用した印象 |
－はじめて佐々木のインタビューを受けた印象はいかがでしたか。
ボイスレコーダーですとか、ビデオカメラですとか、そういう機器を多用するのが意外でした。マニュアル作りのためのインタビューというと、ノートに手書きでメモしていくようなイメージがありましたから。
－納品されたマニュアルの印象はいかがでしたか。
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わかりやすいレイアウト
スタンプの押し方なども図で解説 |
第一印象として、とにかくよくまとまっているなと。業務の全体像も、順序も、やらなければならないことも、用意しなければいけないものも、注意点も、すべてを図表やチェックリストにまとめていただいて。
自分たちが普段やっていることが全体としてどんなシステムになっているのかがはじめて見えて、新鮮でしたね。変な言い方ですが、意外とちゃんとやってるんだな、と思いました。
と同時に、それまで各自の自由裁量でやっていたことで、実はルール化するべきだったことも、いろいろと見えてきました。
－文章の読みやすさはいかがでしたか。
本当に癖がない文章で、誰が読んでもスッと意味がわかるります。それこそ、家電製品の取扱説明書みたいな感じですね。
－ビジュアル的にはいかがでしたか。
レイアウトもわかりやすいですし、封筒へのスタンプの押し方なども、きれいな図にしていだだきました。
－修正にはスムーズに対応してもらえましたか。
こちらからの要望に、ひとつひとつ一生懸命対応してもらいました。
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■ マニュアルが整備された効果 |
－マニュアルができた効果を教えてください。
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冒頭で業務全体の流れを図示 |
まず所員同士の連携が、圧倒的にスムーズになりました。
うちの事務所では、作成した文面のチェック、封入物の確認、完成した書類の発送などで、一つの案件に複数の所員が関わります。以前は作業の進め方が統一されていなかったので、引き継ぎを受けた段階で、済んでいると思っていた作業がまだ済んでいなかった、ということがよくありました。
マニュアルができて、お互いの作業進行が統一されたおかげで、そういう無駄な行って来いがなくなりましたね。これは大きかったです。
－他にはありますか。
所員たちが、自信を持って作業を進められるようになりました。以前は、「これはやったほうがいいのだろうか、やらなくていいのだろうか」と、迷う場面が多かったと思います。今はどんな順番で何をすればいいのかがきっちりと明文化されて、迷う余地がほとんどなくなりました。
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■ ビー・ドキュメントを勧めする会社 |
－最後に、ビー・ドキュメントのマニュアル制作サービスをどのような会社に勧めますか。
業務マニュアルの整備というと、既に伸びきって、業務が安定した会社がやることのように思われていますが、今回このサービスを利用して思ったのは、まだ成長途上で業務が安定していない会社にこそ、このサービスの利用価値は高いということです。
外部の方の視点でマニュアルを作っていただくと、自分たちがやっている事業の姿を、一段高いところから整理して把握できます。そうやって事業のありかたをとらえ直すことが、次の成長への足がかりを築くことにもなるのではないでしょうか。
マニュアルを整備しないまま、勢いに乗って売上を伸ばして、社内が大混乱に陥ってようやくマニュアル作りに取り掛かる会社も多いようです。そんな事態になる前にこのサービスを利用すれば、無駄な混乱を未然に防ぐことにもなると思います。
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小野合同法務事務所様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。 |
※インタビュー：２００９年９月
マニュアル製作事務所 ビー・ドキュメント
〒228-0803 神奈川県相模原市相模大野９－３－２ ハイツ佐藤２０２
TEL.０４２－８５２－８０８７（代表佐々木直通）
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〒２２８－０８０３神奈川県相模原市相模大野９－３－２ ハイツ佐藤２０２ 横浜地方法務局相模原支局登記 会社法人等番号０２１９－０４－０００３６６ |
